Como parte de la estrategia de conservación de los bienes y documentos del patrimonio de Quito - Ecuador el IMP lanzó un proceso SERVICIO DE DIGITALIZACION E INDEXACION DE EXPEDIENTES DE ESTUDIOS Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS DEL ARCHIVO TÉCNICO.
EL proyecto consiste en analizar los documentos que conforman los expedientes técnicos de estudios y ejecución de proyectos.
Análisis de la normativa y estándares de gestión documental y/o administración de archivos que rigen para el Instituto Metropolitano de Patrimonio.
Revisión de la infraestructura tecnológica del Instituto Metropolitano de Patrimonio.
Diseño del proceso de sistematización de la gestión de los expedientes técnicos de estudios y ejecución de proyectos.
Digitalización e indexación de los expedientes, incluidos los planos que corresponden a cada expediente.
Retorno al orden original de la documentación digitalizada, en el espacio asignado por la Institución.
Ribeteo e instalación de cinta de planos (no incluye material).
Codificación de planos a digitalizar ( el IMP proporcionará la etiqueta de código de barras para cada plano)
Aplicación de la normativa y reglas técnicas dispuestas por las Direcciones Metropolitanas de Gestión Documental y Archivos, y de Informática.
Coordinación del trabajo con la responsable del Archivo Central y Archivo Técnico del IMP.
El IMP proveerá la infraestructura física, repositorio digital (file server) y mobiliario que se requiera para desarrollar los procesos de digitalización. Esto no incluye escáneres ni equipos informáticos.
El proveedor seleccionado deberá presentar un cronograma de trabajo que siga una planificación ordenada a fin de minimizar el riesgo y maximizar el potencial de la solución.Nota: El ribeteo consiste en colocar una cinta de papel en los cuatro lados del plano e instalar una banda portante por cada plano.